1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
a) Chức năng
- Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Viện thực hiện công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, đào tạo và bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực, thi đua khen thưởng, kỷ luật; bảo vệ chính trị nội bộ; kế hoạch - tài chính; hành chính quản trị; văn thư - lưu trữ; quản lý và sử dụng tài sản công; quân sự, phòng cháy chữa cháy.
- Tham gia nghiên cứu, tư vấn chính sách và các hoạt động khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
b1) Công tác tổ chức - cán bộ
- Tham mưu xây dựng các đề án, kế hoạch, báo cáo... về công tác tổ chức, cán bộ và tổ chức thực hiện sau khi được Viện Hàn lâm phê duyệt.
- Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện theo phân cấp của Viện Hàn lâm về công tác tuyển dụng cán bộ và bố trí việc làm; công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển và điều động cán bộ; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật viên chức và người lao động theo phân cấp; công tác kiểm tra, giám sát, quản lý, đánh giá viên chức và người lao động; quản lý, cập nhật, bổ sung và xác nhận hồ sơ lý lịch, các giấy tờ văn bản của viên chức và người lao động… theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và phân cấp của Viện Hàn lâm.
- Tham mưu và thực hiện việc sắp xếp bộ máy tổ chức và bố trí nhân sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của các đơn vị, đội ngũ cán bộ thuộc Viện.
- Tham mưu và thực hiện kê khai tài sản và thu nhập của viên chức theo quy định.
- Hướng dẫn viên chức và người lao động trong đơn vị thực hiện các quy chế, quy định chính sách pháp luật của Nhà nước, các quy định của Viện Hàn lâm và của cơ quan về kỷ luật lao động, kỷ cương hành chính, văn minh công sở, định mức lao động, và các quy định khác về cán bộ, viên chức.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức; đề xuất lãnh đạo đơn vị cử viên chức tham gia các lớp do Viện Hàn lâm tổ chức hoặc cử đi đào tạo, bồi dưỡng ở trong và ngoài nước.
- Thực hiện chế độ, chính sách về lao động, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm con người cho viên chức, người lao động trong Viện. Thực hiện chế độ báo cáo lao động, tiền lương theo quy định.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở theo quy định của Đảng và của Nhà nước.
- Tiếp nhận, xử lý và trình Lãnh đạo Viện giải quyết kịp thời các đơn thư phản ánh, kiến nghị, đề nghị, khiếu nại, tố cáo của viên chức, người lao động trong cơ quan theo quy định của pháp luật. Phối hợp với Ban Thanh tra nhân dân của Viện tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện giải quyết hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, đề nghị, phản ánh và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền.
- Thống kê và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác tổ chức, cán bộ theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện và của Viện Hàn lâm.
b2) Công tác hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất
- Tổng hợp và trình Lãnh đạo Viện các chương trình, kế hoạch công tác của Viện; chủ trì xây dựng các báo cáo công tác tháng, quý, của Viện và các báo cáo liên quan đến công tác hành chính quản trị theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện; phối hợp, tham gia với các phòng, tổ chức khác thuộc Viện xây dựng các chiến lược, đề án, dự án, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch... của Viện.
- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân tự quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản cơ quan giao sử dụng.
- Mua và phân phối tài sản, trang thiết bị, dụng cụ lao động, văn phòng phẩm… phục vụ công tác của cơ quan; thanh lý, hủy các tài sản của cơ quan theo quy định hiện hành.
- Soạn thảo các văn bản của Viện.
- Tiếp nhận, đăng ký, giải quyết, xử lý các văn bản đi, đến; trình Lãnh đạo Viện xem xét, phê duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); phát hành, theo dõi việc chuyển, phát văn bản đi; quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác được giao.
- Thực hiện công tác lưu trữ: thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, sắp xếp, bảo mật phục vụ công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thực hiện công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ, bảo mật theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo công tác lễ tân, tạp vụ, khánh tiết, âm thanh, ánh sáng trong hội trường, phòng họp; phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm, sinh hoạt chung của Viện.
- Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê, báo cáo về công tác hành chính và các hoạt động khác liên quan đến hành chính quản trị của Viện.
- Thực hiện công tác quốc phòng và phòng cháy chữa cháy của cơ quan.
- Thực hiện các công tác hành chính quản trị khác theo quy định.
b3) Công tác tài chính - kế toán
- Tham mưu xây dựng kế hoạch hằng năm, 3 năm, 5 năm của Viện.
- Hướng dẫn, thẩm định các tổ chức, bộ phận, đề tài, nhiệm vụ khoa học xây dựng dự toán và thực hiện công tác tài chính, ngân sách hàng năm và các kế hoạch điều chỉnh bổ sung khác (nếu có).
- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các dự toán được phê duyệt, định mức thu chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước.
- Lập các báo cáo về tài chính, xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách, thực hiện quyết toán ngân sách theo quy định.
- Thực hiện đăng ký, kiểm kê, thanh lý, báo cáo giá trị tài sản theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm.
- Giúp Viện trưởng quản lý các nguồn kinh phí của Viện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Đề xuất với Viện trưởng các phương án quản lý, phân phối các nguồn thu đảm bảo dân chủ, công khai, công bằng, đúng quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác thủ quỹ, bảo hiểm, thuế, thu nhập của cán bộ trong Viện và tổ chức, cá nhân ngoài Viện theo quy định.
2. Vị trí việc làm